- LES RAPPORTS
- AUDIT du RC
- Le BIC
- Le PPA
- Les NUMERIQUES
Rapport de visite d’immeuble: C’est une note de synthèse à l’attention du conseil syndical rédigée après une visite d’immeuble et dont la fréquence est définie dans les prestations ajustables du mandat type ALUR. C’est un relevé très opérationnel. Il fait un point sur les dossiers « résidents » par exemple suite à des notes affichées, sur des constatations d’usages dans la copropriété, des remontées de personnes rencontrées, et toutes informations, observations, demandes spécifiques collectées lors des visites.
Rapport trimestriels: Ce rapport est structuré selon les six missions réglementaires du SYNDIC (voir la page SYNDIC), c’est un outil fort sur les points: anticipations et pédagogie (voir la page MÉTHODE).
En effet, c’est un état à date sur toutes les thématiques mais aussi il intègre les préconisations du syndic avec les avis du Conseil Syndical pour la planification.
Rapports circonstanciés: C’est un rapport ponctuel lors de la survenance d’un événement important dans la copropriété. Il permet de factualiser les événement, d’être communiqué au besoin, d’être un journal pour le suivi du dossier, de faciliter le contrôle du suivi, d’être archivé.
Compte rendus de réunions en présence du syndic: Nous vous proposons, sous contrôle du conseil syndical, de réaliser ces CR, nous vous déchargeons de ce travail de secrétariat.
Les écrits sont factuels, transmissibles et mettent chacun au même niveau d’information.
Ils facilitent le contrôle du Syndic par le CS.
Un Audit de ce règlement de copropriété est réalisé lors de la prise de mandat et nous vous remettons nos remarques et préconisations.
Le règlement de copropriété est le document de référence MAJEUR pour la copropriété. (Voir page règlement de copropriété).
Plus ce document sera précis plus le syndicat des copropriétaires disposera d’un outil juridique fort pour organiser la copropriété.
C’est pour cela qu’EQUANIMM préconise au CS de travailler (mises à jour et ajouts d’articles) sur ce document pour faciliter la bonne gestion.
Parce qu’une bonne organisation repose sur des règles définies et officielles.
Le bilan initial de copropriété est un état de lieux à date afin de connaitre parfaitement la nature et le fonctionnement de l’ensemble pris en gestion.
Les éléments constitutifs portent sur:
Une fiche d’identité, les modes de fonctionnement, un point financier et sur les charges, les travaux faits et à venir, les études et diagnostiques engagés, les archives, les points forts et faible, les points particuliers.
Cet état des lieux est le point de départ du plan d’action que nous vous proposerons.
Il s’agit d’un tableau dans lequel sont inscrit les travaux à réaliser pour les 5 prochaines années ainsi que leur estimation budgétaire.
Ce Plan Pluri-Annuel (PPA) a pour avantage:
- De lancer la réflexion à moyen terme sur les besoins techniques de l’actif
- De prioriser dans le temps les chantiers à mener
- D’avoir une vision des charges sur le moyen terme
- D’anticiper les mises en concurrence et les votes en AG.
C’est aussi l’assurance d’une réduction des aléas techniques, de prendre le temps d’intégrer tous les enjeux des dossiers. (Financier, réglementaire, juridique et technique).
L’extranet: c’est la possibilité pour chaque copropriétaire d’accéder à ses propres documents et une partie des documents de la copropriété et à tous pour les membres du conseil syndical.
L’application smartphone: c’est l’extranet accessible depuis votre smartphone et un outil supplémentaire pour communiquer avec votre syndic.
La communication par email: Chaque mail reçu de votre part fait l’objet d’une réponse rapide. Si nous avons besoin d’un délai pour documenter une réponse qui nécessite un travail de recherche nous vous indiquons précisément le temps dont nous avons besoin.